THÔNG TIN TUYÊN TRUYỀN

Một số nội dung cơ bản về chứng thực bản sao điện tử từ bản chính
Ngày đăng 05/04/2021 | 21:42  | View count: 26

Với mục tiêu đẩy mạnh ứng dụng CNTT, hướng tới xây dựng chính quyền điện tử nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Nhà nước và thực hiện cải cách hành chính, ngày 08/4/2020, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử (có hiệu lực thi hành từ ngày 22/5/2020), trong đó có quy định bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính. Đây là dịch vụ công được đánh giá là    đem lại nhiều lợi ích cho các cá nhân, tổ chức, đặc biệt trong quá trình tiến tới nền hành chính số, Chính phủ số.

Bản sao điện tử từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch (trừ trường hợp pháp luật quy định khác). Bản sao điện tử được ký số và đóng dấu, có đầy đủ các thông tin theo quy định, thống nhất về hình thức và có thể sử dụng nhiều lần.

Tại Điều 10 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/4/2020 của Chính phủ quy định về  yêu cầu cấp bản sao điện tử có giá trị pháp lý như sau:

“1. Đối với các giấy tờ, tài liệu chưa được số hóa, lưu giữ, kết nối, chia sẻ thông tin với Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công, Hệ thống thông tin một cửa điện tử cấp bộ, cấp tỉnh, tùy theo nhu cầu, tổ chức, cá nhân yêu cầu cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp bản sao điện tử theo hai cách:

a) Yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc;

b) Yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính giấy tờ, tài liệu.

2. Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc, cơ quan đang quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao điện tử có chữ ký số của cơ quan cho người yêu cầu. Thẩm quyền cấp, tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu cấp bản sao điện tử từ sổ gốc được thực hiện theo các quy định của pháp luật về cấp bản sao từ sổ gốc.

Bản sao điện tử được cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

3. Trường hợp tổ chức, cá nhân yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, thẩm quyền, địa điểm, giấy tờ, văn bản làm cơ sở để thực hiện, trách nhiệm của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực, thời hạn thực hiện và việc gia hạn thời hạn, lệ phí và các chi phí khác, chế độ lưu trữ thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng thực bản sao từ bản chính. Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính được thực hiện như sau:

a) Tổ chức, cá nhân xuất trình bản chính giấy tờ, tài liệu làm cơ sở để chứng thực bản sao.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

b) Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, chụp điện tử bản chính, nhập lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính và thực hiện ký số của người thực hiện chứng thực, cơ quan có thẩm quyền chứng thực và cập nhật vào sổ chứng thực.

Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định này có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

4. Cơ quan có thẩm quyền cấp bản sao điện tử gửi bản sao điện tử đã được ký số vào Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó tại Cổng dịch vụ công quốc gia. Trường hợp tổ chức, cá nhân chưa có tài khoản trên Cổng dịch vụ công quốc gia, cơ quan có thẩm quyền gửi bản sao điện tử đã được ký số cho tổ chức, cá nhân qua địa chỉ thư điện tử do tổ chức, cá nhân cung cấp.”

Theo quy định trên thì người dân và doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các thủ tục hành chính đã được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực hoặc xuất trình bản giấy để xác minh hồ sơ như trước đây.

Bên cạnh đó, tại Điều 5 của Nghị định số 45/2020/NĐ-CP còn quy định quyền, nghĩa vụ và các hành vi không được làm của tổ chức, cá nhân có yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, cụ thể như sau:

1. Về quyền:

a) Được hỗ trợ trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử;

b) Được tra cứu, theo dõi, tải về toàn bộ hồ sơ điện tử thực hiện thủ tục hành chính đã gửi thành công từ Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh và kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử;

c) Được bảo quản, lưu trữ an toàn đối với hồ sơ, tài liệu, kết quả giải quyết thủ tục hành chính dưới dạng điện tử theo quy định của pháp luật;

d) Được yêu cầu cơ quan có thẩm quyền xác nhận bằng văn bản việc thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử để phục vụ các hoạt động khác có liên quan trong phạm vi quy định của pháp luật. Việc yêu cầu và xác nhận phải tuân thủ quy định của pháp luật về tiếp cận thông tin.

đ) Được yêu cầu cơ quan có thẩm quyền chia sẻ thông tin, dữ liệu là kết quả giải quyết thủ tục hành chính của tổ chức, cá nhân cho cơ quan khác để phục vụ các yêu cầu, lợi ích có liên quan của tổ chức, cá nhân đó.

e) Được công nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử và hồ sơ thủ tục hành chính đã được ký số của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền theo quy định của pháp luật trong các giao dịch điện tử.

g) Thực hiện các quyền theo quy định tại Luật Giao dịch điện tử, Luật Công nghệ thông tin và các văn bản hướng dẫn Luật, thực hiện quyền và trách nhiệm được quy định tại khoản 1 Điều 6 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

2. Về nghĩa vụ:

a) Cung cấp thông tin đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan giải quyết thủ tục hành chính kịp thời, chính xác.

b) Quản lý, sử dụng tài khoản giao dịch điện tử an toàn, bảo mật.

c) Chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của thông tin hồ sơ kê khai khi thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

d) Theo dõi, cập nhật, phản hồi các thông tin liên quan đến giao dịch điện tử với cơ quan giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện theo các hướng dẫn, thông báo của cơ quan gửi tới tổ chức, cá nhân.

đ) Thực hiện đầy đủ các quy định về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; nộp đầy đủ các khoản phí, lệ phí và các nghĩa vụ tài chính khác (nếu có) theo quy định.

e) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hành vi vi phạm quy định tại khoản 3 Điều này và các quy định khác của pháp luật có liên quan.

3. Hành vi không được làm:

Tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử không được thực hiện các hành vi bị cấm quy định tại Điều 9 Luật Giao dịch điện tử năm 2005, Điều 12 Luật Công nghệ thông tin năm 2006, Điều 7 Luật An toàn thông tin mạng năm 2015, Điều 8 Luật An ninh mạng năm 2018, Điều 5 Luật Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2018 và các quy định tại các khoản 2 và 3 Điều 5 Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính.

Do thủ tục hành chính được thực hiện trên môi trường điện tử nên khi khi thực hiện thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, việc tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử chỉ được thực hiện khi hồ sơ được gửi từ tài khoản đã đăng ký. Vì vậy, công dân muốn thực hiện thủ tục thì phải có tài khoản điện tử, cần phải đăng ký, đăng nhập để thực hiện các thủ tục theo quy định. Việc đăng ký tài khoản thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử được thực hiện tại Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp bộ, cấp tỉnh hoặc sử dụng danh tính điện tử do các tổ chức cung cấp định danh điện tử đã kết nối, tích hợp với nền tảng trao đổi định danh điện tử trên Cổng dịch vụ công quốc gia (Điều 7 Nghị định số 45/2020/NĐ-CP).

PHÒNG TƯ PHÁP